Warum nicht Outlook, Excel & Co?
Oder doch unser Fristenkalender!?
01. Ich habe nicht viele Fristen! Bist Du sicher…?
Mal ehrlich: Du hast keine Versicherung die ausläuft? Z.B.: Eine Hypothek die verlängert werden muss, Telefonverträge die auslaufen, Abgabefristen bei Behörden, Dienstleisterverträge die auslaufen, Fahrzeuge die TÜV/ASU ausläuft, eigene Fristen für Deine Kunden, Zeitarbeitsverträge, Softwarewartungsverträge, Ausweise die auslaufen, wiederkehrende Vertragsverlängerungen…
02. Ich speichere meine Fristen in Outlook
Nee, das ist Mist, glaub uns. Allerdings muss ich gestehen, dass wir das damals auch so gemacht haben, denn es gab sonst keine andere Lösung. Es wurden Fristen versäumt, weil der/die sonst dafür zuständige Kollege*in in Urlaub war oder krank war. Man konnte nicht auf einem Blick erkennen, welche Fristen anstanden. Das Freigeben des Kalenders ist schon ein Risiko an sich, besonders wenn es sich um sensible Dokumente handelt. Fristen konnten nicht in Projekte, Fristenarten, etc. unterteilt werden. Erinnerungen in Outlook sind ein Alptraum. Das ist übrigens ein Grund warum, wir den storax Fristenkalender entwickelt haben.
03. Sind meine Daten sicher?
Und wie! Aber eine Kette ist nur so stark wie sein schwächstes Glied. Deshalb stelle einfach als Workspace-Inhaber zentral ein, wie sicher der Zugriff auf Deine Daten geschehen soll. Dies gilt dann für alle, welche in Deinem Workspace arbeiten oder jeder Einzelne kann das für sich festlegen. Ob MFA (Multi Faktor Authentifizierung), Dokumentenarchivierung oder Mobilzugriff, das überlassen wir Euch.
04. Wir haben eine Excel Tabelle für Fristen
Igitt, das ist noch schlimmer als Outlook. Aber ja doch, Kalkulationen, Budgetplanung, Listen, Tabellen etc. das ist Excel. In dem Fall empfehlen wir den Storax Fristenkalender unverbindlich zu testen. Dann wirst Du feststellen, dass Excel für Kalkulationen und der Storax Fristenkalender zum Fristen verwalten entwickelt wurde.
05. Wir verwenden ein System aus unserer Anwendung (SAP, ERP, etc.)
Bei meiner ersten Anstellung erklärte man mir, wie man in SAP Fristen anlegt. Ich hörte geduldig zu und nach der 2ten Seite mitschreiben bedankte ich mich, öffnete Outlook und gab dort meine Fristen ein. Aber wen wundert’s, hohe Lizenzkosten, fehlende mobile App oder komplexe Bedienung sind das Ergebnis einer eierlegende Wollmilchsau.
06. Mein*e Assistent*in verwaltet die Fristen
Du Glücklicher! Dann solltest Du Deine*n Assistent*in bitten, Dir alle Fristen zu einem bestimmten Projekt mit den dazugehörigen Dokumenten in den nächsten 5 Minuten zur Verfügung zu stellen, das am Besten kurz vor Feierabend. Nicht gut, glaub mir! Gib ihr/ihm eine Chance und die passende App, dann schafft er/sie das auch in 3 Minuten!
07. Fristen verwaltet die Abteilung selbst
Tja, das ist das Problem mit dem Chef*innen sein, man ist immer verantwortlich. Deshalb gibst Du Deinen Mitarbeitenden das Werkzeug dazu und dies ohne große Investitionen in Hard- oder Software, keine Installations- oder Schulungskosten. Mitarbeiter*innen wechseln die Abteilung oder das Unternehmen, etc.. Übertrage die Verantwortung mit einem Klick an den/die Nachfolger*in. Das Schöne daran ist, dass Du selbst alle Fristen Deiner Abteilungen/Unternehmen einsehen kannst.
08. Hier sind Beispiele, warum Du den Fristenkalender lieben wirst:
Wenn Dein Chef oder Deine Chefin einen Vertrag anfordert, bitte mit allen Dokumenten!
Der Konzern plant eine Risikobewertung und Du sollst alle Verträge und Laufzeiten prüfen.
Du sollst einen Vertrag neu verhandeln und Du warst bei Vertragsabschluss nicht involviert.
Unternehmensweit soll eine eingekaufte Dienstleistung konsolidiert werden und Du brauchst dazu alle Verträge.
Alle Verträge müssen für einen Unternehmensverkauf/Fusion ausgewertet werden.
Wann ist der TÜV/ASU fällig für alle Fahrzeuge?
Wurde die Nachweise für den Besitz des Führerscheins jährlich wieder neu vorgelegt?
Wann ist die Subvention des neuen Mobiltelefons fällig? Geschäftsreise?
Welche Software muss verlängert werden.
Wann ist die nächste Mieterhöhung in den Objekten fällig?
Wann muss mein Pass aktualisiert werden?
Wann ist der Erste Hilfe Kurs abzulegen?
Wann muss ich spätestens die Prolongation für unsere Darlehen anstoßen?
